Le logiciel de gestion assistée par ordinateur allège les services d'assistance dans leurs tâches quotidiennes. Les enjeux liés à ce pan de la gestion étant très importants pour la productivité de l’entreprise, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs critères afin de faire le choix d’un logiciel parfaitement adapté. Voici quelques conseils pour choisir le logiciel le plus approprié à vos besoins.
L’ergonomie
L’ergonomie est un point essentiel à prendre lors de l’acquisition de toute solution informatique. Qui devra utiliser ce logiciel de planification d'intervention ? De quelles compétences informatiques dispose-t-il ? L’interface du logiciel est-elle intuitive et simple d’utilisation ? Les utilisateurs pourront-ils s’en servir facilement ? Tels sont les points qui démontrent l’importance de la prise en compte de l’ergonomie dans le choix d’un logiciel de planification. Le personnel aura en effet besoin d’une interface qui combine à la fois simplicité et efficacité pour une meilleure expérience utilisateur. Il en résultera un énorme gain en termes de temps, mais également une utilisation optimale des fonctionnalités du logiciel.
Pour vous assurer de la facilité d’utilisation du logiciel pour votre personnel, n’hésitez pas à effectuer des périodes de tests avant l’acquisition de votre application. La plupart des fournisseurs, à l’instar de www.yuman.io, offrent à cet effet une période d’essai gratuit de leurs logiciels. Profitez-en pour vérifier la prise en main du logiciel et établir s’il sera nécessaire ou non d’effectuer une formation à l’endroit du personnel devant utiliser ledit logiciel.
L'identification des besoins propres à votre structure
La GMAO vise avant toute chose à assister et répondre aux différents besoins des services de maintenance dans leurs missions. Choisir le bon logiciel implique donc la prise en compte des besoins de l’entreprise. Le logiciel devra être en adéquation avec les besoins spécifiques de votre structure sans intégrer des fonctions superflues. En effet, bien que certaines opérations usuelles soient couvertes par la plupart des solutions disponibles sur le marché, certaines fonctionnalités avancées ou spécifiques ne se retrouvent que chez des éditeurs en particulier. Vous devrez donc vérifier si votre service nécessite l’emploi de fonctionnalités spécifiques. Pour cela, n’hésitez pas à impliquer toute l’entreprise ainsi que vos collaborateurs afin d’évaluer les besoins spécifiques à tous les niveaux et dans tous les départements de l’entreprise. Ceux-ci pourront passer en revue les points forts ainsi que les manquements du système actuellement utilisé pour réaliser vos tâches de gestions, ce qui permettra d’établir une liste des attentes et des besoins de votre structure.
Posez-vous les questions suivantes : de quels indicateurs avez-vous besoin ? Quels types d’informations vos techniciens doivent-ils ramener au retour de leurs interventions ? Qu’attendez-vous de votre logiciel ? Qui doit utiliser le logiciel ? Les réponses à ces questions vous permettront d’identifier vos besoins ainsi que vos attentes, afin d’y adapter le plus possible les fonctionnalités de votre application de gestion.
Le mode de déploiement du logiciel
Il s’agit là également d’un paramètre très important à prendre en compte. De façon générale, il existe trois modes de déploiement utilisés pour les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur :
- Les logiciels en lourd-serveur : ce mode de déploiement nécessite l’installation et le paramétrage du logiciel sur chaque ordinateur de la structure. En raison de la complexité de l’installation et de l’entretien de ce type de logiciel, elle est aujourd’hui peu utilisée, et considérée par beaucoup comme obsolète ;
- Les logiciels en full-web : ce sont aujourd’hui les plus utilisés sur le marché. Pour y accéder, vous n’aurez besoin que d’une connexion internet, ce qui réduit grandement les coûts d’installation. Ce mode de déploiement simplifie grandement la mise en œuvre du logiciel ainsi que son entretien ;
- Les logiciels en Saas : ce mode vous permet de disposer de votre propre serveur, mais celui-ci est directement géré et maintenu par l’éditeur du logiciel. En plus de réduire les coûts, cette option assure également une meilleure sécurisation de vos données. Sa mise en œuvre nécessitera quand même la présence d’un serveur disponible et performant.
Les options full-web et Saas seront à privilégier dans la mesure du possible en raison de la réduction des coûts ainsi que la facilité d’utilisation qu’elles offrent.
La mobilité
Le logiciel de gestion doit permettre à vos techniciens de disposer de tous les outils dont ils ont besoin à portée de main. Il devra donc être aussi maniable qu’un simple tournevis lors de leurs interventions. Pour cela, une bonne application de gestion mobile est nécessaire. Celle-ci devra être simple d’utilisation afin de permettre à des techniciens sans aucune formation préalable en informatique de l’utiliser comme tout autre instrument dont ils se servent dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
